Wij geven je een aantal tips voor nu en in de toekomst
Prijsverhogingen zijn van alle tijden en komen in de meeste contracten als jaarlijks onderwerp terug. In contracten zien we vaak verschillende zaken staan rondom indexeringen:
1.‘De leverancier mag haar tarieven jaarlijks volgens (CBS) index (wel of niet nader gespecificeerd) verhogen;
2.‘De leverancier heeft het recht om haar prijzen jaarlijks te actualiseren volgens (CBS) index (wel of niet nader gespecificeerd);
3.‘Er wordt niets benoemd’.
De meest voorkomende fout is dat in een contract de foute, of zelfs géén specifieke index wordt opgenomen. Wanneer er in het contract een specifieke index wordt benoemd en de leverancier indexeert volgens deze index, is dit volledig terecht, mits goed toegepast. Het is dan bijna niet mogelijk om dan van deze index af te wijken.
Wanneer een index niet of onvoldoende is gespecificeerd, mag je deze weigeren. Dit betekent dat je in een gesprek gaat met je leverancier over de index die je gaat hanteren. Dit biedt ook weer kansen tot het selecteren van de juiste index voor de toekomst én overige contractupdates van deze leverancier te bespreken. Waar te beginnen?
Enkele tips:
-Er zijn een aantal instanties die indexen publiceren, ons advies: houd de CBS-index aan als referentiepunt en bél met het CBS om uitleg te vragen. Ze staan voor je klaar!
-Benoem specifiek het referentiekwartaal van een bepaald jaar, dus vanaf welk moment indexeren mogelijk is (startdatum contract).
-Overleg proactief met je leverancier welke index je wilt gaan hanteren. Het is een onderhandeling, die niet altijd op de financieel gunstigste index hoeft uit te komen. Als het maar dé juiste index is.
-Neem in je contractmanagementdatabase op hoe vaak en wanneer een leverancier de mogelijkheid heeft om te indexeren. Zo sta je nooit voor onverwachte verrassingen als de prijzen opeens verhoogd gaan worden.
-Neem tijdens je gesprek over indexaties ook andere contractaspecten mee zoals nieuwe Algemene Inkoopvoorwaarden of overige wijzigingen, zoals licentie-aantallen. Bekijk wat de werkelijke impact is van je indexatie op jouw contracten met bijbehorende prijzen en tarieven. Dit bepaalt welk contract je extra aandacht dient te geven en welke minder.