Waarom dien je nú te starten met IT contractmanagement? Contracten vormen de basis van de afspraken en verwachtingen tussen jou en je IT leveranciers. Indien je samen met NTTL kritisch kijkt naar de bestaande IT contracten zul je snel weer inzicht en overzicht ervaren. Dit betekent ook dat er niet zichtbare risico’s, slecht opgevolgde SLA’s en niet beheerste kosten worden blootgelegd. Om tot een optimale sturing van IT contracten te komen zorgt NTTL allereerst voor de juiste basis om mee aan de slag te gaan. Lees hieronder hoe we dit doen!
IT is de slagader binnen je organisatie! IT is al lang niet meer alleen het domein van de IT afdeling; steeds vaker is jouw bedrijfsvoering volledig afhankelijk van IT. Hierdoor neemt bijvoorbeeld het aantal decentraal gebruikte SAAS oplossingen toe. Als gevolg hiervan stijgen ook de totale IT-kosten en de risico’s, doordat grip en overzicht over IT contracten verminderen en dus de organisatie in effectiviteit kan afnemen. Jij wilt toch ook grip blijven behouden op jouw IT contracten en onderliggende processen?
Kenmerkend voor IT contracten is dat de complexiteit en omvang kan leiden tot onverhoopte kosten, frustraties door verwachtingsverschillen en zelfs juridische geschillen. Deze verstoringen leiden vervolgens tot verslechtering of totale afbreuk van de relatie tussen alle betrokken partijen. Professioneel contractmanagement kan veel onverhoopte problemen voorkomen, schade en risico’s beperken, maar vooral ook de totale prestatie, tevredenheid en business-controle verbeteren.
Onze ervaringen leren dat slechts 30% van de werkzaamheden, die leiden tot contractsucces, structureel aandacht krijgen. Om jou volledig te kunnen ontzorgen hebben we een dienstverleningsconcept ontwikkeld dat zich ook structureel én proactief richt op de andere 70% van de werkzaamheden rondom IT contractmanagement en leveranciersmanagement.
IT is de slagader binnen je organisatie! IT is allang niet meer alleen het domein van de IT afdeling; steeds vaker is jouw bedrijfsvoering volledig afhankelijk van IT. Hierdoor neemt bijvoorbeeld het aantal decentraal gebruikte SAAS oplossingen toe. Als gevolg hiervan stijgen ook de totale IT-kosten en de risico’s, doordat grip en overzicht over IT contracten verminderen en dus de organisatie in effectiviteit kan afnemen. Jij wilt toch ook grip blijven behouden op jouw IT contracten en onderliggende processen?
Kenmerkend voor IT contracten is dat de complexiteit en omvang kan leiden tot onverhoopte kosten, frustraties door verwachtingsverschillen en zelfs juridische geschillen. Deze verstoringen leiden vervolgens tot verslechtering of totale afbreuk van de relatie tussen alle betrokken partijen. Professioneel contractmanagement kan veel onverhoopte problemen voorkomen, schade en risico’s beperken, maar vooral ook de totale prestatie, tevredenheid en businesscontrole verbeteren.
Onze ervaringen leren dat slechts 30% van de werkzaamheden, die leiden tot contractsucces, structureel aandacht krijgen. Om jou volledig te kunnen ontzorgen hebben we een dienstverleningsconcept ontwikkeld dat zich ook structureel én proactief richt op de andere 70% van de werkzaamheden rondom IT contractmanagement en leveranciersmanagement.
“Uitstekend werk tijdens een voorbereiding en implementatie voor een nieuw contract, kan volledig teniet worden gedaan als er tijdens de looptijd van het contract geen Contractmanager actief bij de sturing van de overeenkomst betrokken blijft”
Onze werkwijze: IT contractmanagement in 3 stappen
NTTL helpt organisaties, vanuit een bedrijfskundige kijk, bestaande IT contractprestaties te beheersen en te verhogen. Dit doen we door het toepassen van ons NTTL drietrapsmodel: richten, inrichten en verrichten. Deze werkwijze is ontwikkeld vanuit de ‘menukaartgedachte’ met als doel jou volledig te ondersteunen en te ontzorgen bij professioneel IT contract- en prestatiemanagement. Liever starten met een projectmatige aanpak? Uiteraard bieden we je ook deze mogelijkheid. Wij vertellen je er graag meer over.
1. Richten
In deze fase staat het analyseren en de strategiebepaling centraal. Op basis van jouw huidige en gewenste organisatievolwassenheid bepalen we hoe je regie kunt voeren over IT assets en contracten. Denk hierbij aan:
- Overzicht creëren van jouw assets en contracten binnen het IT landschap
- Bepalen IT roadmap en strategie voor de komende jaren
- Uitvoeren van een contractscan
- Analyseren van de uitgaven per contract
2. Inrichten
In deze fase bepalen we samen met jou de tactiek.
- IT asset management (ITAM) en contractmanagement platformselectie
- Inrichten IT contractmanagement systematiek (CATS CM en ORG-K-IT)
- Indelen contracten binnen aandachts-categorieën
- Bepalen rollen en verantwoordelijkheden per contract
- Verzorgen van contractmanagement en XLA trainingen
3. Verrichten
In deze fase zal NTTL de contracten volledig voor jou managen en resultaten behalen. Deze resultaten worden uitvoerig gecommuniceerd aan de stakeholders binnen jouw organisatie en zijn te zien in het contractmanagement-systeem. Een greep uit de werkzaamheden:
- Verzamelen en digitaliseren contracten
- Openstellen IT contracthelpdesk
- Wij faciliteren leveranciers-evaluatiegesprekken
- Wij verzamelen SLA resultaten en analyseren deze
- Ageren op incidenten en (prijs)wijzigingen
- Identificeren kansen en deze omzetten naar verbetervoorstellen
- Inventariseren risico’s en deze beheersbaar maken
- Monitoren van compliance op licenties
- Spend check en factuurcontroles
Van verbinding naar verbetering
NTTL voert haar actieve contractmanagement uit in nauwe samenwerking met de Contracteigenaar en Contractuitvoerders. Hierbij staat het betreffende bedrijfsproces centraal. Dit wordt door veel Contractmanagers en Inkopers nog wel eens uit het oog verloren. De aansluiting met de business is hierdoor beperkt en er wordt vooral ‘technisch’ naar de contract- en leveranciers-prestatie gekeken en niet hoe daadwerkelijk de meeste meerwaarde kan worden behaald.
Doordat wij als verlengstuk voor jouw organisatie optreden, ontdekken we trends én signaleren wij vroegtijdig veranderingen en potentiële verbeteringen. Samen met jou zetten wij die trends en signalen om in verbeteracties of toekomstgerichte strategieën. Waarom zou je wachten met het doorvoeren van een verbetering als dit ook gerealiseerd kan worden binnen het bestaande contract? Hierdoor stijgt het rendement van het contract met als gevolg een positief effect op de tevredenheid en de organisatie.
Contracten bewegen met je mee
Contracten dienen mee te kunnen bewegen en bestand te zijn tegen onvoorziene omstandigheden. NTTL faciliteert dit proces in overleg met alle partijen en zoekt hierin de ruimte op vanuit een win-win mentaliteit.
Vaste maandlasten
Onze werkzaamheden worden tegen gunstige tarieven uitgevoerd. NTTL levert hiervoor een helder overzicht aan dat inzichtelijk maakt welke werkzaamheden behoren tot het managen van jouw contracten.
Wij ontzorgen je tegen een vast bedrag per maand, gedurende minimaal 3 jaar. Het bedrag is afhankelijk van het aantal contracten, de complexiteit, specifieke aandachtspunten en vooraf ingeschatte beheerintensiteit. Samen met jou stellen we ieder jaar opnieuw vast welke doelen en prestaties behaald dienen te worden. Dit heeft als voordeel dat risico’s, kansen en rendementen beter inzichtelijk kunnen worden gemaakt.
Jouw contract volledig omarmd met de ORG-K-IT®
NTTL borgt dat de CATS CM methodiek efficiënt worden toegepast in jouw organisatie door middel van de door ons ontwikkelde tooling. De ORG-K-IT®, voluit; een leverancier-organisatie-kit, zorgt ervoor dat je niets mist om je contract dynamisch te houden en dus leveranciersmanagement effectief kunt uitvoeren.
- Organisatie – vastlegging van de belangrijkste uitgangspunten zoals contractnummer, einddata en doelstellingen. Maar ook de taken en verantwoordelijkheden van de betrokkenen.
- Relatie – dit geeft handvatten om perceptieverschillen in de relatie aan het licht te brengen.
- Geld en licenties – werkelijke uitgaven vs. contractueel vastgelegde uitgaven worden vastgelegd. Indien van toepassing ook de licentiepositie en meetmethode.
- Kwaliteit – hier houden we alle kansen en risico’s bij, inclusief voortgang, de belangrijkste wijzigingen én incidenten, gedurende de looptijd van het contract
- Informatie – alle voortgangsmeetings op strategisch en tactisch niveau staan in een overzicht inclusief korte verslaglegging.
- Tevredenheid – we meten de leverancierstevredenheid en indien relevant zetten we de XLA®-methode in. Zie hiervoor onze IT Experience dienstverlening.
Wat zijn jouw voordelen?
- Continu grip op jouw IT contractmanagement, leveranciersmanagement en bijbehorende prestaties tegen een vast bedrag per maand
- Je verhoogt jouw IT contractrendement met minimaal 10% tot 30% nadat we procesverbetering hebben doorgevoerd
- Je verhoogt de compliance op licenties, bedrijfsprocessen en regelgeving
- Je verlaagt contract- en organisatierisico’s
- Contracten zijn altijd up-to-date, inzichtelijk en opgeslagen in een beveiligde omgeving
- Je krijgt maximale leveranciersaandacht en bemiddeling bij jouw leveranciersrelatie
- Wij werken efficiënt omdat we voor meerdere organisaties tegelijkertijd werken
- Door bundeling en inzicht kunnen we scherpere afspraken maken met de betrokken leveranciers
- Wij bieden je veel kennisvoordeel doordat we óók de contractafspraken van branchegenoten kennen
- Wij zijn onafhankelijk en ontsluiten een kennisnetwerk van benodigde experts
- Je vergroot de focus en contracttevredenheid bij eigen medewerkers
- Je bespaart op dure licenties en onderhoud voor een eigen contractmanagementsysteem
