Waarom deze app?
Contract- en leveranciersmanagement is en blijft voor een groot deel mensenwerk. Bij veel organisaties zien we dezelfde uitdaging; iedereen heeft een eigen werkwijze en een decentrale aanpak. Gevolg is dat contracten niet op één locatie of systeem worden opgeslagen binnen de organisatie, de regie ontbreekt. De prestatie-informatie én de gegevens die noodzakelijk zijn voor opvolging bij het managen van contracten is dus niet geborgd.
Middels onze aanpak hebben we in de afgelopen jaren zeer succesvol klanten geholpen met IT contractmanagement. Dat doen we door structuur aan te brengen. Dit zie je terug in de tooling die we voor jou hebben ontworpen: de NTTL Contractmanager. De app is volledig geïntegreerd binnen Teams en daardoor zeer laagdrempelig en intuïtief. Door het gebruik van deze app zorg jij ervoor dat jouw organisatie weer grip heeft op de kosten en je ‘in control’ bent qua wet- en regelgeving en certificering. Denk hierbij aan ISO9001, NEN7510 en NIS2.
"Met de NTTL Contractmanager in jouw
MS Teams omgeving wordt contractmanagement echt leuk!
Focus op wat er toe doet, namelijk efficiënt het contract, de relatie en de prestatie managen."
Begrijpelijk. Uniform. Snel.
Contractmanagement met een glimlach.
In 3 stappen je eigen contractmanagement app in Teams gebruiken?
- Zoek de app in de MS Teams Store en selecteer de app
- Vul jouw organisatiegegevens in en laat de persoon met adminrechten voor Teams binnen jouw organisatie goedkeuring geven
- Ga aan de slag, waarvan de 1e maand op proef
Toch nog hulp nodig? Neem contact op.
Waarom in Microsoft Teams?
Vrijwel iedereen werkt met Microsoft Teams. Wij geloven niet dat de aanschaffen van complexe software de oplossing is voor jouw uitdaging m.b.t. contractmanagement. Daarom hebben we bestaande oplossingen geanalyseerd en hebben we, samen met meerdere gebruikersorganisaties, goed nagedacht over het ontwerp, de lay-out, navigatie, werking, structuur en functionaliteit. Ons doel: een app ontwikkelen met relevante functionaliteit, die intuïtief werkt en voor alle typen organisaties beschikbaar, veilig én betaalbaar is.
Wist je dat al jouw contracten binnen je eigen Mircosoft Tenant blijven met onze app? Dat betekent dat je bij een Exit altijd al jouw contracten als gerubriceerde data in Sharepoint kunt terugvinden.
Uit een onderzoek van Forrester Research ‘Total Economic Impact of Microsoft Teams in 2020’ blijkt dat een gebruiker tussen de 1 en de 8 uur per week kan besparen door Teams efficiënt in te zetten.
Wat zijn de kosten en voorwaarden?
- Vaste licentiekosten: € 2.995 EUR per kalenderjaar
- Bestaande abonnementsklanten tot 50% korting op licentiekosten
- Onbeperkt aantal gebruikers per entiteit
- Inclusief hosting en updates
- Technisch support via supportdesk van IT partner, Cipher
- Filmpjes beschikbaar voor gebruikers als handleiding
- Extra implementatiehulp of consultancy per 2 uur af te nemen
- Maatwerk, zoals API’s zijn mogelijk, maar exclusief
- Na installatie uit App store wordt na 30 dagen een standaard Serviceovereenkomst inclusief Verwerkersovereenkomst afgesloten
- Na installatie gaat u akkoord met de licentievoorwaarden, SLA en privacy verklaring
- Voor de Service Level Agreement (SLA), zie: 2024 SLA Contractmanager App NTTL Cipher
- Als licentievoorwaarden worden de standaard Microsoft licentie overeenkomst gehanteerd. Zie: 2023 Microsoft Licence Contract
- Privacy verklaring is onderstaand bijgevoegd
- Geen Exit-plan benodigd, want al je metadata is direct te downloaden en jouw contracten zijn enkel en alleen op jouw Sharepoint beschikbaar in automatisch aangemaakte gerubriceerde mappen
- Wij verlangen één aanspreekpunt binnen jouw organisatie
Vanaf 15 november 2024 gaan we officieel live met de app en zijn we vindbaar in de MS Teams App store. Tot die tijd kun je een vrijblijvende demo aanvragen via: wilcojacobs@nttl.nl
Privacy verklaring, versie 1-9-2024
NTTL bv, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Voor contact, mail Functionaris Gegevensbescherming van NTTL bv via info@nttl.nl
Persoonsgegevens die wij verwerken
NTTL bv verwerkt met de NTTL Contractmanager app je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.
Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
Voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, IP-adres, lijst met contactgegevens van de leverancierscontacten, ingevoerd via de app
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 jaar is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via jellewenselaar@nttl.nl, dan verwijderen wij deze informatie.
Hieronder lees je met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken.
NTTL bv verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
– Jou te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
– Jou te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
– Jou de mogelijkheid te bieden een account aan te maken
Geautomatiseerde besluitvorming
NTTL bv neemt geen automatische besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van NTTL bv) tussen zit. NTTL bv gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen: Geen
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
NTTL bv bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
Metadata persoonsgegevens, naam, e-mail en telefoonnummer in de app: maximaal 2 jaar na beëindigen overeenkomst.
Delen van persoonsgegevens met derden
NTTL bv deelt jouw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. NTTL bv blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Daarnaast verstrekt NTTL bv jouw persoonsgegevens aan andere derden. Dit doen wij alleen met jouw nadrukkelijke toestemming.
Enige derden betrokken bij verwerking:
Innervate Services BV (werknaam Cipher), ontwikkelaar van de app. Iso 27001 certified.
Microsoft Azure voor de hosting.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
NTTL bv gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
NTTL bv gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. NTTL bv gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website / app goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren.
Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Dit kun je zelf doen via de persoonlijke instellingen van jouw account. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons bedrijf en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.
Wil je gebruik maken van je recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heb je andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar info@nttl.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. NTTL bv zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op jouw verzoek reageren.
NTTL bv wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
NTTL bv neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via info@nttl.nl. NTTL bv heeft de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:
- Wij gebruiken de persoonsgegevens NIET voor andere doeleinden dan waar de app ten aanzien van het managen van contracten en relaties door jou organisatie voor bedoelt is
De Teams App functionaliteit kent de volgende voordelen:
- Met de app kun je al jouw contracten managen. Dus ook de NON-IT contracten
- Voor elke organisatievolwassenheidsfase geschikt te gebruiken
- Ook via je telefoon direct toegang via Teams tot al jouw contractdata en leverancierscontacten
- De applicatie draait decentraal in jouw Microsoft omgeving, zodat contracten altijd binnen de eigen Microsoft tenant blijven
- een lage investering
- Binnen 15 minuten operationeel en eenvoudig te implementeren in de organisatie
- Eenvoudig reeds bekende Teams gebruikers toe te voegen
- De applicatie levert alle belangrijke basisfuncties, zoals: signaalfunctie, specifieke velden en autorisatie-instellingen
- Signaalfunctie door actie direct in je Outlook agenda te plaatsen
- Data wordt opgeslagen in SharePoint mappen binnen uw tenant
- De CATS-CM methodiek en de NTTL ORG-KIT methodiek is geïntegreerd in de app
